Die 15 besten Tipps für effizientes Home-Office für Bauprofis

Es sind herausfordernde Zeiten für uns alle. Die Ausbreitung von COVID-19 stellt nicht nur unser Gesundheitswesen und unsere Wirtschaft auf den Prüfstand, sondern auch ganz im Speziellen jeden Einzelnen von uns. Wir müssen uns strikt voneinander fernhalten, um in dieser schwierigen Zeit zusammenzuhalten.

Zum Glück ermöglichen neue technologische Errungenschaften das Arbeiten getrennt voneinander, sodass wir Menschenleben retten und trotzdem weiterarbeiten können. Wir von smino haben uns bereits am 9. März 2020 entschieden das ganze Team ins Home-Office zu verlegen. Dank unserem papierlosen Büro und unserer langen Erfahrung mit Home-Office, war dieser Schritt für uns zum Glück unkompliziert. Nun möchten wir unsere Erfahrungen gerne mit Ihnen teilen.

Zu Beginn ein paar Fakten:

  • 31% der Schweizer Unternehmen im Bausektor erlauben Home-Office (48% über alle Branchen hinweg).
  • 4,4% der beschäftigten Personen in der Baubranche arbeiten mindestens einen halben Tag pro Woche im Home-Office (28% über alle Branchen hinweg).
  • 30% der Unternehmen verfügen nicht über die technologischen Voraussetzungen, um Home-Office anbieten zu können.
  • 67% können zuhause produktiver arbeiten.
  • 38% der Mitarbeitenden sind dank Home-Office zufriedener.

Und nun die 15 besten Tipps für effizientes Home-Office für Bauprofis:

#1 Die Ruhe bewahren
Die wenigsten Unternehmen in der Bauindustrie ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden Home-Office zu betreiben oder sind technologisch überhaupt so ausgerüstet, damit dies angeboten werden kann. Verfallen Sie auf Grund der Corona-Krise nicht auch noch in eine Home-Office-Krise. Mit unseren 15 besten Tipps für effizientes Home-Office für Bauprofis können wir Ihnen einen kleinen Leitfaden geben. Wir stehen Ihnen aber auch gerne weiter beratend zur Verfügung und unterstützen Sie dabei, die für Sie richtige Home-Office Umgebung zu implementieren.

#2 Daten in die Cloud verlagern
Auch Cloud-Skeptiker müssen zugeben: Wenn Daten und Unterlagen ausserhalb des Büros nicht zugänglich sind, ist Home-Office schlicht unmöglich und Ihre Firma verliert an Produktivität. Für das Datenmanagement innerhalb der Firma bietet sich SharePoint, Dropbox, Google Cloud oder auch Office 365 an. Wenn Sie sicherheitsrelevante Daten in einer Schweizer Cloud speichern wollen, so können Sie dies mit smino tun. Mit smino haben Sie Ihre bauprojektspezifischen Informationen und Dokumente jederzeit und ortunabhängig dabei.

#3 Abläufe digitalisieren
Digitalisieren Sie Abläufe und Prozesse in Ihren Projekten. Mit der Corona-Pandemie werden ggf. Arbeiten aufgeschoben und das muss rechtssicher dokumentiert sein, beispielsweise in einem elektronischen Baujournal oder einem Sitzungsprotokoll wie es smino anbietet. Es ist auch eine gute Gelegenheit, alteingesessene Prozesse, welche Sie eigentlich schon seit Längerem stören, zu überdenken und gegebenenfalls zu ändern. Viele Schweizer PropTech- Firmen bieten Unterstützung: Kennwerte, Hegias, smart devis, Habitects, Houzy (siehe auch https://www.contechalliance.ch/).

#4 Sitzungen mit Videokonferenzen ersetzen
In der Baubranche schätzt man das Persönliche. Bevor ein Auftrag vergeben oder eine Änderung vorgenommen wird, sitzt man zusammen und bespricht dies. Mit einem Handschlag oder einem Nicken wird das Vereinbarte abgesegnet, manchmal zur Sicherheit auch in einem Protokoll niedergeschrieben. Viele Sitzungen können Sie jedoch problemlos in den virtuellen Raum verlegen. Nutzen Sie dafür Videokonferenz-Software wie Teams, Zoom, Skype for Business, Slack oder 3CX. Sie werden sehen, dass Sie nach einer kurzen Eingewöhnungszeit keinen grossen Unterschied zu den bisherigen Sitzungen feststellen werden.
Tipp: Schalten Sie unbedingt Ihre Kamera ein. Über das bewegte Bild können Sie Körperregungen Ihrer Sitzungsteilnehmenden beobachten. Das schafft Nähe, Vertrautheit und Verständnis, denn viele Informationen werden über Körpergestik weitergegeben.

Einige Tools bieten Ihnen auch die Möglichkeit den Hintergrund zu verwischen, sodass Ihre Sitzungsteilnehmenden Ihr Wohnzimmer und das umfunktionierte Kinderzimmer nicht ausspionieren können. Nutzen Sie ein Headset mit Mikrofon vor dem Mund, welches Ihre Stimme fokussiert aufnimmt. Das Headset sollte ausserdem mit Noise-Cancelling ausgestattet sein, weil man so viel weniger vom Lebenspartner/in, den WG-Kollegen/innen oder den Kindern abgelenkt ist.

#5 Digitales Aufgabenmanagement einführen
Im Home-Office ist die Zettelwirtschaft definitiv vorbei. Denn wenn der Zettel im Büro ist und Sie zu Hause, so ist das nicht unbedingt optimal. Nutzen Sie hierfür ein digitales Tool wie smino, Trello, Asana oder Monday. Dadurch bringen Sie Struktur in Ihr Aufgabenmanagement, welches zudem kollaborativ mit den anderen Personen verbunden ist. Ein digitales Aufgabenmanagement hilft Ihnen auch rechtssichere Dokumentationen zu erstellen, was mit einem Zettel nicht gut möglich ist. Wussten Sie schon, dass 90% aller E-Mails Aufgaben sind? Ein schöner Nebeneffekt eines digitalen und kollaborativen Aufgabenmanagements ist die Reduzierung der E-Mail-Flut.

#6 Aufgaben und Ziele organisiert definieren
Vermeiden Sie es, sich alle gegenseitig mit E-Mails zuzuschütten. Arbeitsmethoden wie Scrum, Prozesswand oder Kanban helfen Ihnen, sich zu organisieren.

Das Entwicklerteam von smino nimmt sich die Scrum-Methode zur Hilfe (Was ist Scrum?). Geplant wird in einem Sprint-Zyklus von zwei Wochen, die Aufgaben und Ergebnisse werden dann digital dokumentiert. In einem Sprint wird auf einen guten Mix aus neuen Funktionen, Kundenwünschen, strategischen Zielen, Fehlerbehebungen und allgemeinen Systemverbesserungen geachtet. Für jeden ist somit klar, was als Team in den nächsten zwei Wochen zu erledigen ist und der Zusammenhalt wird dadurch gestärkt. Das sind zwei besonders gute Eigenschaften für die anhaltende Home-Office Phase.

Auch hierfür gibt es digitale Hilfsmittel wie z.B. Axosoft, Jira oder smino, mit denen sie die Aufgaben und Ziele von überall für alle im Team sichtbar machen und so Transparenz schaffen können. Auch Chaträume wie Slack oder Microsoft Teams sind sehr praktisch für einen unkomplizierten Austausch.

#7 Mit täglichen To-do-Listen arbeiten
Home-Office benötigt mehr Disziplin, als das Arbeiten im Büro oder auf der Baustelle, weil Ablenkung grundsätzlich leichter fällt. Gut, im Büro oder auf der Baustelle wird man auch häufig abgelenkt, doch kann man eine Mitarbeiterin oder einen Handwerker besser abwimmeln, als die eigene Familie. Wichtig ist, dass Sie Ihre To-do-Liste erstellen, noch bevor das E-Mail-Programm oder Sonstiges geöffnet wird. Die Gefahr besteht nämlich, dass man sogleich abgelenkt wird, Unwichtiges zuerst erledigt und dann später den Fokus komplett verliert.

Das Ganze soll so einfach wie möglich gehalten werden und innerhalb von 10 Minuten erledigt sein. Zum Beispiel kann auf dem iPhone das integrierte Notizen App, auf dem Android die Funktion Notebook oder klassisch ein Stück Papier verwenden. Die Must-Do’s können nach verschiedenen Prioritäten kategorisiert werden.

Die Liste kann nun Punkt für Punkt abgearbeitet werden und bei jeder erfüllten Aufgabe soll man sich über das Abhaken freuen. Aber bloss nicht dem Multi-Tasking verfallen und mehrere Punkte parallel abarbeiten. Das ist sehr ineffizient und schlussendlich auch demotivierend.

Falls es Ihnen schwer fällt gewisse Punkte anzugehen, weil, sind wir mal ehrlich, nicht alles macht Spass, so ist dann gerade im Home-Office die Ablenkung vorprogrammiert. Hierfür gibt es einen Trick. Stellen Sie eine Küchen- oder Sanduhr auf, um sich selbst etwas unter Druck zu setzen. Das Fokussieren fällt leichter und die unliebsame Arbeit hat ein vorbestimmtes Ende, welches immer in Sicht ist.

#8 Flexibilität ausnutzen – vor allem als Eltern
Gerade als Eltern ist es schwierig konzentriert zu Hause zu arbeiten, wenn die Kinder im Hintergrund herumtollen. Für viele ist der Gang ins Büro oder auf die Baustelle auch eine willkommene Pause vom Alltag daheim. Mit der Schliessung der Schulen und der ausfallenden Kinderbetreuung durch die Grosseltern, bleibt aber nichts Anderes übrig, als sich mit den Kindern zu Hause zu arrangieren.

Nutzen Sie die Flexibilität, die Home-Office bietet, aus. Mit dem Computer zu Hause können Sie grundsätzlich arbeiten, wann Sie wollen. Arbeiten Sie früher am Morgen oder später am Abend, dann wenn die Kinder im Bett sind. Tagsüber teilen Sie sich, wenn möglich, den Tag mit dem Partner oder der Partnerin in einem regelmässigen Zyklus zwischen Arbeit und Kinderbetreuung auf.

#9 Kontrolle ist gut, Vertrauen ist besser
In der Home-Office Situation kann das Problem entstehen, dass Führungskräfte die Produktivität der Mitarbeitenden anzweifeln. Andererseits können Mitarbeitende sich gestresst fühlen, weil sie denken, sie müssen das Doppelte erledigen als normal, damit kein falscher Eindruck entsteht. Deshalb der Appell an alle Führungskräfte: Vertrauen Sie Ihrem Team! Kontrollieren Sie nicht, ob Ihre Mitarbeitenden arbeiten, sondern Unterstützen Sie Ihre Mitarbeitenden bei ihren Zielen und richten Sie sich nach den Zielen, die erreicht wurden und nicht danach, wie viele Stunden die Mitarbeitenden online waren.

Für bauleitende Fachkräfte, die sich stetige Kontrolle gewöhnt sind, kann der Kontrollentzug schwierig sein, denn wer gibt Mängel schon offen zu? Falls Ihre Baustelle noch nicht geschlossen ist, so nutzen Sie doch ein Mängelmanagement-Tool wie smino, mit welchem Sie Mängel erfassen und direkt an die Unternehmer zuweisen können. Diese wiederum erhalten direkt über die App alle wichtigen Informationen und können Ihnen beweissicher mit Foto die Erledigung des Auftrags rückmelden. So können Sie einfach die Kontrolle bewahren ohne jemandem auch nur in die Nähe zu kommen.

#10 Auch einmal offline arbeiten
Es ist völlig in Ordnung, auch einmal offline zu sein. Home-Office kann helfen, sich tief in Themen hineinzudenken, ohne dabei vom Tischnachbar oder stetigen Fragen hereinstürmender Handwerker unterbrochen zu werden. Am allerbesten geht das natürlich, wenn der benutzte Chat-Raum stumm geschalten wird und man für das Team offline erscheint. Mit der richtigen Kommunikation entsteht auch nicht der Eindruck, dass Sie nun einfach nur am Däumchen drehen sind.

#11 Fortschritte mitteilen und im Team feiern
Im Home-Office, gerade wenn es sich auf längere Zeit ausdehnt, kann man sich schon einmal sozial isoliert fühlen. Ein regelmässiger Austausch mit dem Team ist besonders wichtig und Fortschritte sollten geteilt und gefeiert werden.

Wir bei smino zelebrieren diesen täglichen Austausch schon seit der Firmengründung und nennen das «Stand-up Meeting». Wir treffen uns jeden Tag vor dem Mittagessen im Meetingraum und stellen uns in einem Kreis auf. Jede Person erzählt kurz, wie sie die Firma in den letzten 24h weitergebracht hat und was als Nächstes ansteht. Seit wir alle im Home-Office arbeiten, heisst der tägliche Austausch augenzwinkernd «Sit-down». Neu haben wir einen Channel in unserer Chat-Software Slack eingerichtet, in dem jedes Teammitglied vor dem Mittag seine Leistungen und Ziele hineinschreibt und für alle sichtbar macht. Tipp: Machen Sie eine Videokonferenz zum Feierabend und trinken Sie so gemeinsam ein Bier.

#12 Geeigneten Arbeitsbereich schaffen
smino Nutzer arbeiten in Einzelbüros, Grossraumbüros oder Baucontainern. Auch wenn die Arbeitsorte noch so unterschiedlich sind, alle haben etwas gemeinsam: selten lassen sich die Arbeitsplätze nach den eigenen Vorstellungen einrichten. Jetzt haben Sie die Möglichkeit dazu.

Trennen Sie den Arbeitsbereich klar vom Rest der Wohnung. Den Arbeitsplatz aufs Sofa zu verlagern wird Ihnen Ihre Produktivität und Ihr Rücken nicht danken. Das Büro im Schlafzimmer einzurichten ist ebenfalls suboptimal, weil das zu Schlafproblemen führen kann. Perfekt ist ein separates Arbeitszimmer mit einer verschliessbaren Tür, auch, um diese am Feierabend mental schliessen zu können. Stellen Sie den Schreibtisch mit bequemem Stuhl am besten in der Nähe des Fensters hin, damit genügend natürliches Licht hereinkommen kann. Die Internetverbindung sollte eine Upload-Geschwindigkeit von mindestens 10 Mbit/s bereitstellen, um problemlos an Videokonferenzen teilnehmen zu können (https://www.speedtest.net/de#).

#13 Morgenroutine beibehalten – Pyjama am Laptop verboten!
Ein Pyjama weckt den Bett-Modus und den brauchen wir nicht. Das soll nicht heissen, dass Sie Anzug und Krawatte anziehen müssen. Etwas Bequemes wie eine Jogginghose ist absolut in Ordnung. Hauptsache Sie haben sich einmal von oben bis unten umgezogen. Es hilft Ihnen auch, nach dem Arbeitstag im Home-Office, die Kleider wieder zu wechseln. Man kann so die Arbeit abstreifen und auf der Kleiderablage deponieren. So steht einem entspannten Feierabend nichts mehr im Weg. Geniessen Sie durch den Wegfall des Pendelns die gewonnene Zeit, aber bitte behalten Sie auch weiterhin Ihre Morgenroutinen wie rechtzeitiges Aufstehen, frühstücken, anziehen etc. bei.

#14 Klare Erwartungen an das Team kommunizieren
Stellen Sie sicher, dass Sie klare Erwartungen an diejenigen haben, mit denen Sie online arbeiten. Damit können Sie unnötigen E-Mail-Verkehr oder Telefonate verhindern. Umfangreiche E-Mail-Pfade, gesendet „an alle“, können die Produktivität massiv negativ beeinträchtigen. Schicken Sie nur Nachrichten an alle, wenn dies wirklich notwendig ist und das möglichst früh am Tag.

#15 Halten Sie sich gesund
Neben dem aktuell einzuhaltenden Social-Distancing sollte man pro Tag mindestens 10’000 Schritte machen. Mit dem Home-Office fällt der Arbeitsweg, der Spaziergang zum Restaurant am Mittag und der tägliche Baurundgang weg. Deshalb bewegen Sie sich und machen Sie Fitnessübungen zu Hause. Am besten stellen Sie sich jede Woche einen Bewegungsplan zusammen, damit Sie motiviert bleiben. Es gibt gute Apps wie z.B. Sweat oder gratis Angebote auf Youtube zur Unterstützung. Nutzen Sie einen Fitness Tracker wie Fitbit oder Gramin. Tappen Sie auch nicht in die Snackfalle, sondern versuchen Sie gesunde Alternativen für Zwischendurch zu finden. Ein Tipp ist leicht amortisiertes Wasser, welches entzündungshemmend wirkt und den Appetit zügelt. Hierfür benötigen Sie: 2EL Honig, 2EL Apfelessig, einige Scheiben Ingwer und Zitronenstücke. Mischen Sie die Zutaten und giessen Sie sie mit 4dl kaltem Wasser auf.

Quellen:
KOF Konjunkturforschungsstelle, ETH Zürich: Digitalisierung in der Schweizer Wirtschaft: Ergebnisse der Umfrage 2016
Deloitte: Der Arbeitsplatz der Zukunft Wie digitale Technologie und Sharing Economy die Schweizer Arbeitswelt verändern
Work Smart: Neue FlexWork Studie 2016
Bundesamt für Statistik: Teleheimarbeit

20. März 2020 | Kategorie: Allgemein