Die besten 5 Tipps für effiziente Sitzungen

Wer kennt es nicht – stundenlange Sitzungen und am Schluss weiss man trotzdem nicht so recht, was jetzt zu tun ist. Als ob das nicht schon genug wäre, geht die Nachbearbeitung mit dem Versand des Protokolls und den dazugehörigen Aufgaben- und Entscheidlisten nochmal so lange.

Regelmässige Sitzungen sind gerade in Bauprojekten, an denen viele Beteiligte aus unterschiedlichen Disziplinen zusammenarbeiten, unabdingbar. Hier kann, gerade mit einer unterstützenden Software, viel Zeit gespart werden. Mit dem Protokoll von smino kann der administrative Aufwand von Sitzungen bis um die Hälfte reduziert werden. Hier 5 Tipps, wie es effizienter geht.

 

#1 Eine Person übernimmt die Führung

Eine klare Führung und ein festgelegter Ablauf verhindern, dass man vom Thema abkommt. Idealerweise wird pro Traktandum eine Zeitangabe vorgegeben. Damit kann die leitende Person einfacher in endlose Diskussionen eingreifen. Zudem soll zuerst strikt den Traktanden gefolgt und erst zum Schluss noch über weitere Themen gesprochen werden, falls noch Zeit übrig bleibt. Oftmals ist es auch so, dass weitere Punkte auch nicht für alle in der Runde relevant sind und dafür besser eine andere Sitzung in kleiner Runde ausgemacht werden sollte. Mit dem Protokoll von smino können Sie den Inhalt der Sitzung vorbereiten und Standardvorlagen erstellen, damit Sie diese auch in weiteren Sitzungsreihen und Projekten verwenden können.

 

#2 Traktanden werden vor der Sitzung frühzeitig bekanntgegeben
Machen Sie sich über das Ziel der Sitzung Gedanken und legen Sie dementsprechend die Traktanden und die Verteilerliste fest. Versenden Sie die Einladungen mit den Traktanden rechtzeitig an alle Teilnehmenden, damit diese sich auch vorbereiten können. Überlegen Sie sich zudem, wer alles wirklich dabei sein muss. Es gilt, weniger ist mehr. Mit dem Protokoll von smino können Sie Einladungen direkt verschicken und müssen sich nicht auf die immer wiederholende Suche nach E-Mail-Adressen machen – zum Teil werden sogar noch Faxnummern statt E-Mail-Adressen verwendet. Per Drag and Drop fügen Sie Teilnehmende der Einladung hinzu.

 

#3 Führen Sie Protokoll
Auch wenn das Schreiben des Sitzungsprotokolls oftmals nicht zur Lieblingsaufgabe gehört, ist es für die Verbindlichkeit der Ergebnisse aus der Sitzung zentral. Definieren Sie, wer welche Entscheidungen getroffen hat und wer für welche Pendenzen zuständig ist. Holen Sie nach der Sitzung die Zustimmung aller Personen und finalisieren Sie das Protokoll. Damit können nachträgliche Unstimmigkeiten über das Besprochene und Beschlossene verhindert werden. Mit der Feedback Funktion von smino kann ein Entwurf des Protokolls mit einem Klick verschickt werden. Die Teilnehmenden haben dann die Möglichkeit, eine Konversation dazu zu starten und allfällige Anmerkungen geordnet mitzuteilen.

 

#4 Aufgaben- und Entscheidlisten aktuell halten
Damit Sie den Überblick über das Bauprojekt behalten, müssen Sie nicht nur Aufgaben verteilen, sondern diese auch in einer Liste zusammenfassen. Klassisch wird dazu eine Excelliste geführt und nachträglich Teillisten an die jeweiligen Personen geschickt. Nur schon die Aufteilung und der Versand dieser Listen kostet viel Zeit. Doch auch damit ist es leider noch nicht getan. Diese Listen müssen auf dem Laufenden gehalten werden und spätestens zur nächsten Sitzung mit dem aktuellen Status versehen werden.

Mit smino können Sie diesen Prozess enorm vereinfachen und viele unzählige E-Mails sowie manuelle Prozesse fallen weg. Die Aufgaben- und Entscheidlisten erstellen sich von selbst. Erfasste Aufgaben werden nach der Veröffentlichung automatisch versendet. Den aktuellen Status der Aufgabe sehen Sie jederzeit und von überall in der Übersicht der Sitzungsreihe oder in Ihrem Aufgabenmanagement. Sparen Sie damit mindestens 50% Zeit ein (siehe Erfolgsgeschichte Vasio).

 

#5 Anzahl der Sitzungen auf ein Minimum reduzieren
Ist es nicht so, dass gewisse Sitzungen gar nicht notwendig wären oder zumindest kürzer ausfallen würden, wenn Sie eine gute Kollaborationssoftware nutzen würden und somit jeder im Projekt jederzeit den Überblick behält? Sitzungen empfinden viele Menschen als anstrengend und als ein mühseliges Muss ihrer eigentlichen Arbeit. Versuchen Sie deshalb Unklarheiten erst gar nicht aufkommen zu lassen und besprechen Sie in Sitzungen nur das, was auch wirklich nicht anders abgehandelt werden kann. Mit dem Aufgaben- und Mängelmanagement sowie dem BCF Import können Sie Pendenzen einfach an alle Ihre Projektbeteiligten verschicken. Um Details zu klären, können Konversationen direkt in einer Aufgabe eröffnet werden. Mit der vollständigen Dokumentation der Prozesse können damit auch nachträgliche Unstimmigkeiten schnell geklärt werden.

19. August 2020 | Kategorie: Allgemein, Digitalisierung